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【信息化工作系列报道】信息化助力学校管理服务效能提升—学校办公自动化系统建设掠影

作者:张英 苏雅洁 来源:党办校办 时间:2014-11-25
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编者按: 在这个全球信息化的时代,信息化的校园已经来到我们的身边,它影响着我们每一个人的学习、生活。身在其中,我们是使用者、受益者同时也是谋划者和建设者。为加强信息化新理念、新技术、新模式与教学、科研、管理业务的融合创新,进一步提升学校信息化工作水平,我校将于11月27日召开信息化工作推进会。工大新闻网将对我校信息化工作展开报道,让我们共同关注学校信息化建设,共享信息化校园。

 

会议申请1296次,重要会议议题申请108次,干部请假515次,收文332件,发文269件,校内呈文101件,会议纪要71件……点击北京工业大学办公自动化系统中的流程数据统计,近一年来办文、办事、办会量清晰地展现在一组组数据之中,并且在动态变化、增加;每件业务的发起部门、办理时间、办理流程、办理状态等均直观、可查、可溯。

 

办公自动化系统(Office Automation System,简称OA系统)是高校办公管理信息化的一场革命,也是一项系统复杂的工程,正在促使高校不断地改变着传统的管理理念和管理模式,在提高组织管理服务水平,促进管理创新及效能提升方面发挥的作用日益凸显。

教育部自2001年开始规划和建设教育电子政务,并于2004年启动了电子政务试点工程,OA系统的理念及应用日渐深入高校办公管理实践之中,目前我国许多知名大学都已建立了各自的OA系统。

北京工业大学2006年开始探索在办公管理主要业务领域建设OA系统,但最初开发的OA系统在实际应用中仅限于会议预定系统使用。近年来,随着各类移动设备的普及,建设高效便捷的OA系统并使其移动化,进一步提高工作效率和服务质量,减少重复录入、低效粗糙、跑腿办事、时空局限等传统办公模式困扰,促进管理规范化、高效化、精细化,成为推动实施新版OA系统建设的强大内生动力。

2012年3月,我校启动了学校新版OA(含移动OA)系统建设规划,由党办校办牵头,会同信息处、组织部等部门,按照“整体规划、统筹安排、分步实施”的原则,将建设工作分为功能需求对接、技术研制开发、系统测试调整、人员统一培训4个阶段进行。为了保证达到工作流程合理、简捷,运行环境稳定、流畅的目标,新版OA系统进行了5轮的整体测试和300余处细节方面的优化调整。2013年11月,新版OA系统全面投入使用。2014年,新版OA系统通过国家版权局软件著作权审核批准。

新版OA系统综合利用了最新信息技术,突破传统办公依赖于人和在时间、空间上的局限性,实现办公自动化、网络化、无纸化,更加方便用户使用,系统目前涉及学校办文、办会、办事等主要办公业务的18个功能模块、42个业务流程,涵盖公文处理、重要会议(党委常委会和校长办公会)、干部请假、会议管理、信访管理、合同审查、个人办公等;系统与校园信息门户集成,全校60多个二级机构的系统用户采用统一身份认证,支持SSO单点登录……

实用性强,推进无纸化网络化办公

我校在新版OA 系统的规划建设之初,便同步开发了移动OA 系统,即在能够访问互联网的终端,如台式电脑、笔记本电脑、手机、PAD上都可以随时、随地登录访问系统并处理相关办公业务。近两年,学校加紧校园无线网建设、科学楼视频终端会议室改造,也都有力提高了OA系统的使用率和实用性。以“重要会议”为例,以往学校的党委常委会、校长办公会会前需要印制大量上会议题材料,议题申请单位要使用纸版议题申请单,经相关部门会签(需要时)、法治法规室审核(需要时)并提请分管校领导审批,最终由学校办公室汇总提交书记或校长审定。启用OA系统后,议题发起、会签、审核、汇总等都更加便利,只要有网络的地方,用户都能通过终端进行相关操作;会议材料只需上传电子版至OA系统,会议管理员再将材料传送至视频会议系统终端,真正实现了重要会议管理的无纸化与网络化。

设计优化,促进管理服务效能提升

OA 系统的模块与流程设计很大程度体现了高校的管理文化。我校以新版OA系统业务模块和流程的设计为契机,以科学管理、规范程序、强化服务为着眼点,对学校主要办公业务流程进行了重新梳理,通过优化流程进一步精简办事环节;通过固化流程杜绝了办公的随意性;待办提醒、催办事宜促使业务高效运转。

以 “发文管理”为例,在充分总结传统纸版签发公文的程序基础上,合理设计新版OA系统中流程环节,实现发文的网上拟稿、部门领导审核、跨部门会签、办公室校核、校领导签发、校对、编号、用印、发布等功能,系统按照预先定义的工作流程进行流转并提供严密的授权管理,实现对文档传递过程有效的实时监控,保证公文网上流转安全、及时、准确;节省了大量纸张和跑腿办事的烦恼。2014年1月1日起至今,校发非涉密公文(不含任免通知)全部在OA系统运行。

空间预留,打造管理服务智能平台

学校在新版OA(含移动OA)系统规划建设过程中,结合计算机技术、网络通讯技术,抓住“人”和“流程”等关键因素,在满足现阶段及未来较长一段时期内学校办公需求基础上,预留了进一步增加功能模块、开放适应不同版本的完善发展空间,为学校管理提供了革新动力。例如,“会议纪要”即是在全面运行OA系统后根据办公实际需要新增加的一个模块,纪要成文当天即可直接通过系统传阅至出席领导和列席单位,较之原来人工签领送文(平均需要3天时间),大大提高了纪要传阅、执行效率。

通过OA系统这一综合办公平台,用户之间的协作更加紧密,流程所有参与者的操作均“留痕”(显示文字增删痕迹、显示事务办理时间);“查看审批记录”功能增强了事务办理的透明度;“工作代理”使协作更加规范;系统与学校统一消息平台集成,能够在所有功能模块中实现待办事宜短信、邮件同步推送,极大提高了办公效率。

随着计算机技术与网络技术的不断发展,学校将进一步在现有OA系统基础上通过统筹设计和建设协同OA系统,全面改进目前很多跨部门办公业务和二级部门内部办公业务仍依靠人工处理的状况,借助更先进的信息技术不断完善校院两级管理服务工作,使OA系统发展成为真正的管理服务协同办公系统,使各种管理服务信息、知识资源共享更加便利,为所有办公用户提供、实践、分享知识的共享平台,促进实现校务管理服务从“事务为主”(“管理为主”)到“用户为本”(“以人为本”)的真正转变。

展望未来,适应管理理念和管理模式的不断改革创新的趋势,我校OA系统也将在实践中不断改进和完善,各项管理服务工作将在网络环境下规范、高效、精准地协同完成,为学校的改革与发展提供助力和保障。

 

编辑:郝蕊

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