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信息化技术为科研管理工作注入新活力——科发院推出“科研助手”APP提升服务水平

作者:学生记者 姬庆庆 来源:北京工大报 时间:2016-11-03
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前不久,北工大知新园、美食园路口等地放置的“二维码”易拉宝吸引了不少师生的驻足,大家纷纷掏出手机扫码下载一款叫做“科研助手”的APP。从名字不难看出APP的基本定位,然而究竟“科研助手”能够实现哪些功能,又真正给科研管理工作带来了哪些便捷呢?带着问题,记者走访了APP的部分开发者和使用者。

“做实做好高校科研管理工作需要‘两条腿’支撑,既要适时推进科技服务和科研管理的改革,也要充分结合时代信息化发展的特点创新服务理念与手段。”针对如何进一步提升学校科技工作服务水平的提问,科学技术发展院常务副院长石照耀如此作答。他认为随着北工大科研立项和科研成果数量的逐年增多,学校科技工作需要继续朝着更加实际、更有内涵的方向前行。

石照耀处长介绍,他们在工作中发现教师在申请科研项目、执行课题过程中或多或少的存在一些疑问,这在一定程度上制约了老师们科学便捷地申报、管理自己所承担的科研项目。出于为老师们“随时随地”移动办公提供平台的考虑,科发院萌生研发服务科研管理APP的念头。在对学校教师的实际需求进行分析整合的基础上,借鉴类似平台的相关经验,科发院携手原软件学院承担程序开发、艺术设计学院负责界面设计,信息中心提供开发环境,前后数次测试反馈,历时约1年时间,完成了“科研助手”APP的研发。

据介绍,当前“科研助手”APP主要设置通知、新闻、问答、办事指南、通知报名、会议签到等功能模块。这款APP的研制开发及投入使用,均在全国高校科研管理工作中行走前列,得到相关行业和诸多高校的高度评价。

移动办公更便捷

以往,北工大教师想要了解项目申报、科技动态等信息,都需要利用PC端登录科发院的网站进行查看,而这一网站必须要在校内网环境下才能够进行访问。对于经常出差在外的老师们来说,查看校内的相关信息相当不便捷,即便是通过VPN访问登录,网速也会受到一定限制。“科研助手”APP破解了网络访问限制问题,一次性下载手机端APP,可随时随地点开浏览信息、交流互动。几天前,材料学院教师王剑锋出差到英国,“科研助手”便成了他了解学校科研新闻、项目申报等动态的便捷助手。一些老师反馈,在上下班的地铁公交上,就能够打开APP查看信息。

除去使用方法上的便捷,一些贴心的功能设计也给使用者们带来了全新的体验。例如登录用户名密码直接与学校门户信息关联,每条通知均可实现单条收藏、转发或分享,为教师提供流程性的办事指南等。以往遇到师生前来咨询办事流程,建工学院科研秘书徐笑然总会认真地通过电话与科发院反复确认,如今直接参考APP的办事流程即可,不仅提高了她的工作效率,也为师生节省了时间。

同步更新更及时

这款内容丰富的APP信息更新的及时性能够保证吗?对此,科学技术发展院副处长杨登才介绍说:“‘科研助手’APP实现与科发院网站同步更新,它呈现的所有通知、新闻等内容均为第一时间自动转载网站信息,信息具有绝对的及时性。”

杨登才副处长补充道,APP不仅能确保信息的及时呈现,也能督促老师们及时落实相应内容,这源于通知模块设有“添加提醒”功能选项。例如通知中提及项目申报时间为十日后启动,老师便可直接点击该功能,为自己设置十日后的手机提醒,以防错过项目申报。未来“科研助手”APP将致力于与每名教师的个人科技工作数据库对接,努力实现包括论文专利成果、项目进度、结题提醒等综合信息的及时查询。针对这一目标,当前的技术已经能够实现,然而在安全性上仍需进一步探索实践。

分类选择你做主

日常工作中,科发院张苏苹老师与各院科研秘书和教师接触较多。工作交流中,她曾听老师们反映,进入信息门户或是部门网站需要在众多通知中仔细寻找才能找到自己想要查询的科技工作信息,偶尔还会有些遗漏。为此,在“科技助手”APP研发过程中,有针对性地设置了“通知分类”功能,实现将所有通知分类为项目申报、项目管理、报奖专利、科研基地、成果转化、综合其他等几大类,方便大家按需查询。

张苏苹老师说,“通知分类”的功能这一类似于“个性定制”或者“特别关注”,能够让老师们有选择性地快速查看通知,避免了在密密麻麻的通知中搜索的痛苦。在几次测试反馈中,老师们均对此高度认可。未来如果有需要,也会考虑将分类细化或者调整。

你问我答互动多

“忘记国家自然科学基金网络信息系统的用户名和密码如何找回?”“登录isisn.nsfc.gov.cn网页点击登录入口旁边的‘找回用户名/密码’,按系统提示操作。”“科研助手”APP问答模块的这一互动的浏览量达到了80人次。

几乎每一位使用“科研助手”APP的老师都会提及它的“问答”功能。老师们分享道,项目申报阶段,往往存在一些疑问需要解答,以往都是通过电话咨询科发院。现在有了“科研助手”APP,再遇到问题就可以直接在APP中进行提问了,不仅科发院的老师们能够作答,所有知晓答案的老师都能帮忙解惑,感觉特别方便。可以说,“科技助手”APP缩短了科发院与老师之间以及老师们相互之间的距离。为减少大家在科研管理工作中的疑问,早在APP上线初始,科发院便围绕老师们最经常涉及的项目申报、专利申请等工作,提出并解答了常见的共性问题。问答言论的可信性,则通过实名制登录来确保。

截至目前,“科研助手”APP的下载使用教师数已经超400人,尽管在发布前就已经进行了多次的改进和完善,然而随着用户数量的不断增加,科发院仍在继续收集来自各方的意见和建议,着手于APP功能的日臻完善。未来,随着APP用户的更加普及,包括会议签到、通知报名等功能也将在科研活动中得到广泛应用。科发院的老师们欢迎大家针对APP提出宝贵意见和建议,一同使“科研助手”APP功能更加强大。

“提升科研管理服务水平应是一项持续性的工作。”石照耀处长说,针对该项工作,科发院将一如既往地加强信息化技术在服务工作中的应用,此外,还将积极探索有组织的科研等机制改革,更好地服务师生,为北工大科技工作的全面推进保驾护航。

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编辑:卜晓明

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